Pour cette 5ème séquence du module « élaboration et gestion de projet », nous allons nous attarder sur le suivi-évaluation.
Nous pouvons distinguer le suivi, de l’évaluation.
Le suivi permet à toutes les parties prenantes, à tous les niveaux, de s’assurer de la bonne exécution des activités et de rectifier, le cas échéant, certaines situations susceptibles de compromettre l’atteinte des objectifs et des résultats. Le suivi est permanent et porte sur les activités, les résultats et la gestion des ressources. Le suivi doit permettre aux décideurs et aux bénéficiaires du projet de connaître l’état d’avancement du projet et de prendre les mesures nécessaires pour continuer la mise en œuvre du projet vers la réalisation des objectifs.
Quant à elle, l’évaluation consiste à porter une appréciation sur le projet en s’intéressant à sa conception, sa mise en œuvre et ses résultats en fonction des objectifs initiaux.
L’évaluation doit être pensée dès l’écriture du projet. Elle découle des objectifs formulés.
L’évaluation doit être en lien étroit avec les objectifs du projet. Elle permet de s’assurer que :
∙ Les objectifs du programme sont en adéquation avec l’état des lieux ∙ L’objectif général a été atteint
∙ L’action a été bien mise en œuvre
Il est donc nécessaire d’établir ce que l’on veut évaluer c’est-à-dire les critères d’évaluation. Ce sont des repères que l’on choisit pour servir de base à notre jugement, ils précisent ce que l’on attend comme amélioration.
Une fois que les critères à évaluer sont identifiés, c’est au tour des indicateurs c’est-à-dire les signes qualitatifs et quantitatifs des critères. Un critère peut avoir plusieurs indicateurs. Nous les appelons aussi KPI.
D’un point de vue quantitatif, il faudra comptabiliser ce qui peut l’être en fonction des objectifs formulés : nombre de participants, nombre d’échantillons, nombre de rencontres avec le public, nombre d’ateliers animés, nombre de partenaires, nombre de personnes sensibilisées …
L’évaluation peut être menée à différentes phases du projet.
Avant la mise en œuvre du projet, elle mesure sa pertinence. Il s’agit ici de savoir si les objectifs du programme sont en adéquation avec l’état des lieux.
L’évaluation sera également présente tout au long de la mise en place du projet afin de s’assurer que les objectifs poursuivis sont adaptés à la réalité de terrain. Elle permet des ajustements au cours du projet afin qu’il soit le plus pertinent possible.
Après , il y a l’évaluation finale qui sera élaborée une fois l’action terminée et est en lien avec les résultats à travers
∙ L’efficacité du projet qui est le degré d’atteinte des objectifs ∙ L’efficience du projet qui est le lien entre les résultats et le coût du projet a écrire tes attentes c’est-à-dire un cahier des charges. C’est la solution la plus onéreuse et sa budgétisation est exigée dès ton budget prévisionnel de départ.
Et tu as également l’Auto Evaluation Accompagnée. Elle est réalisée par les acteurs eux-mêmes de l’action, avec un consultant à leurs côtés pour les accompagner en termes de méthode ainsi que pour renforcer l’objectivité et la prise de recul dans l’analyse.
Pour finir, il est à souligner que l’évaluation est un outil d’aide à la décision pour la conception d’un futur projet. Car une fois cette étape effectuée, tu pourras lancer un nouveau projet en te basant sur les points forts et les points faibles qui ressortent de cette évaluation.