Il est à présent temps d’aborder l’élaboration du budget prévisionnel de ton projet.
Le budget prévisionnel est la photographie financière de ton projet. C’est souvent le premier élément regardé par le bailleur après le cadre logique. Il doit être parfaitement cohérent avec le contenu du projet.
Il récapitule dépenses et recettes. Comme son nom l’indique, c’est un document évolutif, qui doit être continuellement revu en fonction de l’avancée du projet et des contacts avec les partenaires. N’oublie donc pas de le dater.
La construction de ton budget repose sur deux principes simples :
L’utilisation optimale de tes ressources (matérielles, financières, humaines…),
∙ Et l’équilibre des recettes et des dépenses. Tes recettes peuvent être même supérieures aux dépenses, ce qui te permettra d’élargir tes possibilités d’action.
On distingue trois grands types de dépenses :
∙ Les dépenses d’investissement. Ce sont toutes les dépenses qui augmentent la valeur d’un bien ou sa durée d’utilisation : frais liés à la construction d’édifices durables, gros travaux de remise en état de bâtiments, matériel informatique et logiciels neufs, matériel agricole, équipement mobilier …
∙ Les dépenses de fonctionnement et d’activités. Ce sont les dépenses liées à la mise en œuvre du projet : frais de transport, hébergement, nourriture, abonnements, électricité, eau, téléphone, location de petit matériel, achat de matériel pédagogique ou de formation, prestations extérieures pour des formations ou du suivi de projet, etc.
∙ Les dépenses valorisées. Ce sont des dépenses qui ne peuvent pas être justifiées par une facture : dons, apports en nature et mise à disposition d’un local, bénévolat, salaires et coûts liés aux missions des agents publics. Elles doivent apparaître pour le même montant dans la colonne des recettes (dépenses valorisées = recettes valorisées).
Nous te conseillons d’estimer le plus objectivement possible tes besoins afin de ne pas minimiser le coût de ton projet au départ. Mieux vaut un plan de financement qui détaille et prévoit tous les postes de dépenses dès le départ, quitte à paraître ambitieux, plutôt qu’une estimation trop légère qui risque de remettre en cause le projet par la suite.
Maintenant, que tu as monté ton budget prévisionnel à l’équilibre, tu dois rechercher des financements pour assurer l’équilibre de ton budget et ainsi la mise en œuvre de tes activités et la réussite de ton projet.
Avant, tu dois savoir qu’il existe plusieurs catégories de financement ∙ Les fonds propres qui comprennent les contributions caritatives, cotisations et dons , le parrainage, la création d’événements et vente de produits… les fonds propres sont révélateurs de l’engagement de l’équipe projet et de sa motivation. Ils participent aussi à l’autonomie financière du projet pour ne pas dépendre de bailleurs en particulier. ∙ Les fonds publics proviennent de l’Etat, de collectivités territoriales. Ils se traduisent en termes de « subventions publiques ». Cette démarche suppose de respecter des critères d’éligibilité stricts propres à chaque bailleur.
∙ Puis tu as Les fonds privés qui eux proviennent des fondations, des entreprises, ou toutes autres associations qui agissent selon une logique marchande et s’opposent, par essence, aux fonds publics.
Il n’y a pas de présentation universelle de ton dossier projet. Chaque financeur peut exiger ou pas un canevas précis. Toutefois si aucune trame n’est proposée, voici quelques rubriques qui doivent figurer dans ton dossier pour accompagner ta demande de financement.
∙ Tu devras faire une Page de garde avec le nom de la structure porteuse du projet, titre, lieu d’intervention (pays/région/ville).
∙ Une fiche de présentation succincte de ton projet avec un titre, une durée, les noms et adresses du porteur et de ses partenaires, et le montant total du budget.
∙ Un Résumé qui présente les grandes lignes de ton projet avec son contexte et son historique. Pourquoi ce projet et dans quel cadre il s’inscrit.
∙ Le cadre logique
∙ La présentation de la population cible, des parties prenantes et des partenaires. Il est important de préciser leur rôle dans le projet leur implication dans la conception en t’appuyant sur le diagnostic que tu auras réalisé.
∙ Le planning des activités
∙ Les Moyens nécessaires et mis en œuvre
∙ Le budget prévisionnel
∙ Le mode de pilotage avec le suivi et l’évaluation.